Regulamin wydarzenia

  1. Wydarzenie “Festyn Spotkań Kultur — Bunkasai”, zwane dalej „Wydarzeniem”, odbywa się w dniach 15-16 listopada 2025 roku w Szkole Podstawowej nr 2 im. Kornela Makuszyńskiego, mieszczącej się przy ul. Jasnej 2 w Pruszkowie, nazywanej dalej „Szkołą”.
  2. Organizatorem Wydarzenia jest Stowarzyszenie Animatsuri z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0000332054, zwani dalej Organizatorem.
  3. Wydarzenie jest wydarzeniem społecznym, czyli imprezą zwykłą odbywającą się na terenie prywatnym i nie podlega przepisom ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2010 (Dz.U. Nr 62, poz. 504.). Wpłacane składki akredytacyjne traktowane są jako darowizna wspierająca Stowarzyszenie w pokryciu kosztów organizacji wydarzenia. Organizatorzy są wolontariuszami i nie czerpią korzyści majątkowej ze swojej pracy.
  4. Wydarzenie ma charakter imprezy zamkniętej, w której udział mogą wziąć jedynie osoby będące członkami Stowarzyszenia, sympatycy Stowarzyszenia lub osoby zaproszone przez tę organizację.
  5. Każda osoba, niebędąca członkiem Stowarzyszenia, która chce wziąć udział w Wydarzeniu, musi uiścić składkę akredytacyjną o określonej wysokości. Po jej uiszczeniu wspomniana osoba, zwana dalej Uczestnikiem, staje się członkiem wspierającym Stowarzyszenia na czas trwania Wydarzenia. Ten punkt nie dotyczy wolontariuszy i osób zaproszonych przez Organizację.
  6. Organizator zwalnia osoby poniżej siódmego roku życia z uiszczania składki akredytacyjnej, a osoby do ukończenia dwunastego roku życia zwalnia z połowy jej wysokości. W obu przytoczonych przypadkach warunkiem jest uczestnictwo w Wydarzeniu przedstawiciela ustawowego, pod którego opieką będą znajdować się osoby objęte zniżką. Przedstawiciel ustawowy musi opłacić składkę akredytacyjną w pełnej wysokości.
  7. Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w imprezie jest kolorowa opaska na nadgarstku, którą należy pokazywać na każde wezwanie Organizatorów i Ochrony.
  8. Organizator nie wydaje duplikatów opasek. W przypadku zgubienia lub zniszczenia jej, aby kontynuować uczestnictwo w Wydarzeniu wymagane będzie ponowne opłacenie składki akredytacyjnej.
  9. Identyfikatory jednodniowe uprawniają do przebywania na terenie Wydarzenia w dniu ich nabycia do godziny 23:00 w sobotę 15 listopada i w niedzielę 16 listopada od godziny 8:00 do godziny 15:00. Tylko Akredytacja z opcją Premium umożliwia przebywanie w Strefie VIP.
  10. Każdy uczestnik Wydarzenia zobowiązany jest wylegitymować się ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia lub okazaniem obsłudze akredytacji kodu QR z systemu Moje Animatsuri, który upoważnia do odbioru przysługującej mu akredytacji. Ponadto osoby niepełnoletnie są zobowiązane przynieść i okazać przy akredytacji poprawnie wypełnioną przez przedstawiciela ustawowego Kartę Konwentowicza, a także mieć ją przy sobie przez cały pobyt na Wydarzeniu.
  11. Dane podane przy rezerwacji miejsca i przy odbiorze akredytacji służą tylko i wyłącznie do ewidencji i zapewnienia bezpieczeństwa na Wydarzeniu. Ponadto są przetwarzane zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U. z 2016 r. nr 101, poz. 922 ze zm.). Po Wydarzeniu wszystkie dane wrażliwe są usuwane.
  12. Terenem Wydarzenia jest ogrodzony teren Szkoły. Uczestnikom na terenie Wydarzenia wolno przebywać od godziny 10:00 w sobotę 15 listopada do godziny 15:00 w niedzielę 16 listopada 2025 roku. Są od tego punktu odstępstwa opisane w punkcie 9. i 13. niniejszego regulaminu.
  13. Strefa VIP dla uczestników, którzy posiadają akredytowację z opcją Premium, jest wyznaczona przez Organizatora na terenie Wydarzenia. Wspomnianym uczestnikom wolno przebywać na jego terenie od godziny 10:00 w sobotę 15 listopada roku do godziny 13:00 w niedzielę 16 listopada 2025 roku. Uczestnikom zaakredytowanym bez opcji Premium nie wolno przebywać w tych miejscach.
  14. Na teren Wydarzenia nie wolno wprowadzać żadnych zwierząt. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych.
  15. Na teren Festiwalu nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić zagrożenie zdrowia lub życia uczestników, a w szczególności przedmiotów o odsłoniętym ostrzu, jak również broni łańcuchowych (korbacz, kusarigama, itp.) lub ich imitacji, za wyjątkiem pozbawienia ich cech użytkowych (głowica przymocowana na stałe). Powyższe dotyczy również przedmiotów imitujących broń jak np. rekwizyty do strojów cosplayowych, czy repliki ASG. Ostateczną decyzję w sprawie możliwości wniesienia rzeczy podejmuje Szef Patrolu lub wyznaczona przez niego osoba po obowiązkowej kontroli.
  16. Patrol i Organizatorzy będą przyjmować w depozyt przedmioty niedopuszczone przez kontrolę, o której mowa w punkcie 14.; mają oni prawo do niewpuszczenia lub usunięcia z terenu imprezy osób niezgadzających się dobrowolnie na przechowywanie tych przedmiotów. Zdeponowane przedmioty mogą zostać udostępnione w konkretnym celu, jak np. na czas konkursu cosplay, czy sesji zdjęciowej, w każdym innym wypadku będą one przechowywane do zakończenia Festiwalu, lub opuszczenia go przez właściciela przedmiotu.
  17. Podczas trwania Wydarzenia zabronione jest kierowanie dopuszczonej broni czy jakiegokolwiek innego niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć).
  18. Na terenie Wydarzenia obowiązuje bezwzględny zakaz posiadania i spożywania napojów alkoholowych, środków psychotropowych i odurzających w przypadku odnalezienia u uczestnika ww. przedmiotów, nastąpi ich natychmiastowa konfiskata, a w razie sprawiania problemów ze strony uczestnika, dyscyplinarne usunięcie go z terenu Wydarzenia. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.
  19. W budynku mieszczącym się na terenie Wydarzenia obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i używania elektronicznych inhalatorów nikotynowych (np. liquidów, e-papierosów itp.).
  20. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne Uczestników Wydarzenia. W przypadku zaistnienia sytuacji, w której konieczne będzie podanie uczestnikowi leków, suplementów lub innych środków medycznych przez członków sekcji medycznej wydarzenia, uczestnicy nieletni muszą okazać swoją Kartę Konwentowicza w celu potwierdzenia informacji o ewentualnie występujących alergiach lub przeciwwskazaniach na wyżej wymienione środki. Osoby pełnoletnie z kolei mają obowiązek poinformowania o tym fakcie w trakcie interwencji. W sytuacji zagrożenia życia i braku możliwości otrzymania informacji na wyżej wymienione czynniki, członkowie sekcji medycznej Wydarzenia działają intuicyjnie, zgodnie z aktualną wiedzą medyczną. Za brak świadomości, niewiedzę lub podawanie nieprawdziwych informacji, członkowie sekcji medycznej oraz Organizatorzy również nie odpowiadają. Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków każdy uczestnik powinien wykupić samodzielnie przed rozpoczęciem Festiwalu.
  21. Organizatorzy nie odpowiadają za rzeczy zagubione lub pozostawione bez opieki.
  22. Osoby znajdujące się pod wpływem środków odurzających i pobudzających, a także zachowujące się agresywnie lub wulgarnie będą dyscyplinarnie usuwane z terenu Wydarzenia. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.
  23. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody materialne spowodowane przez Uczestników Festiwalu – ich sprawcy będą pociągani do odpowiedzialności z użyciem danych osobowych przedstawionych Organizatorowi.
  24. Każda akcja reklamowa, jak np. wieszanie plakatów, rozdawanie jakichkolwiek materiałów reklamowych (ulotek, broszur itp.) i innych podobnych, musi być wcześniej skonsultowana z Organizatorem. Złamanie tego punktu może być ukarane dyscyplinarnym usunięciem z terenu Wydarzenia, a także mogą zostać wyciągnięte konsekwencje finansowe.
  25. Każdy uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania, sprzątania po sobie i podporządkowania się decyzjom Organizatorów, Obsługi Festiwalu i Patrolu.
  26. W salach i strefach przeznaczonych dla Organizatorów mogą przebywać tylko i wyłącznie Organizatorzy oraz osoby upoważnione przez nich do tego.
  27. Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu sprawują Organizatorzy, Obsługa Wydarzenia i Patrol.
  28. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany i uzupełniania programu Wydarzenia. Ponadto podstawą do zwrotu części lub całości opłaty akredytacyjnej może być nieodbycie się przynajmniej 10% przewidywanych punktów programu w danym dniu Wydarzenia, o ile Organizator nie będzie w stanie zorganizować w tym czasie atrakcji zastępczych o porównywalnej wartości w zamian za atrakcje, które nie mogły się odbyć.
  29. Opinie przedstawione przez Prelegentów i innych twórców programu w trakcie trwania Festiwalu, należą tylko do nich i niekoniecznie muszą odzwierciedlać zdanie Organizatora.
  30. Wizerunek uczestników uwieczniony na zdjęciach i nagraniach wideo robionych w trakcie imprezy, może zostać wykorzystany w ramach promocji innych wydarzeń Organizatora.
  31. Osoby nieprzestrzegające Regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięte z terenu Wydarzenia.
  32. Uczestnik relegowany poza konwent w przypadku uporczywego lub znacznego naruszania zasad regulaminu, lub prawa może zostać ukarany zakazem wstępu na imprezy Organizatora o charakterze stałym, lub czasowym. Decyzję każdorazowo podejmuje Szef Patrolu.
  33. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne z potwierdzeniem znajomości Regulaminu. Regulamin, będzie do wglądu na akredytacji oraz na stanowisku informacji. Ponadto jest dostępny na stronie internetowej Wydarzenia: https://bunkasai.animatsuri.pl/regulaminy.
  34. Uczestnik ma prawo do zrezygnowania z udziału w wydarzeniu. Zrezygnowanie z rezerwacji ze zwrotem składki akredytacyjnej jest możliwe do dnia 31 października 2025 r. włącznie. Po tym terminie zwrot składki akredytacyjnej jest niemożliwy.
  35. Nieznajomość treści niniejszego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.
  36. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zagrożenia epidemiologicznego, poważnej awarii na terenie Wydarzenia, a także innych przyczyn losowych, które uniemożliwiają zorganizowanie Wydarzenia, a na które Organizator nie ma wpływu, ma on prawo odwołania imprezy, zmiany daty lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia.
  37. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i Kodeksu Karnego.
  38. Powyższy regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Festiwalu, a także Gości Specjalnych, przedstawicieli Prasy, Wystawców, Patrol, Twórców Atrakcji, Obsługę Wydarzenia oraz Organizatorów i innych osób będących na terenie Festiwalu w trakcie jego trwania.

Regulamin wystawców

  1. Niniejszy regulamin jest integralną częścią porozumienia pomiędzy Organizatorem wydarzenia a Stoiskiem. Stoisko musi wyrazić zgodę na stosowanie się do jego zapisów, aby mieć możliwość uczestnictwa w charakterze Wystawcy w trakcie wydarzenia Organizatora.
  2. Organizatorem wydarzenia jest Stowarzyszenie Animatsuri ze wpisem do KRS o numerze 00000332054 i siedzibą przy ul. Szanajcy 16A m. 9 w Warszawie.
  3. Stoiskiem jest każda osoba prywatna, instytucja lub zarejestrowany przedsiębiorca, wyrażający chęć do wystawienia swojego towaru lub promocji własnej w trakcie wydarzenia, które zgłosiło swój udział za pośrednictwem systemu zgłoszeń. Wystawcy obsługujący Stoisko w trakcie trwania wydarzenia zobowiązują się do przestrzegania ogólnego regulaminu wydarzenia.
  4. Wystawcą jest każda osoba wchodząca w skład obsługi Stoiska.
    • Każde Stoisko ma obowiązek wyznaczyć tzw. Wystawcę Prowadzącego, z którym będą omawiane wszelkie ewentualne szczegóły dotyczące wynajmu Stoiska.
    • Każdy Wystawca zobowiązuje się do noszenia opaski na nadgarstku oraz identyfikatora, które zostaną wręczone przy akredytacji. W razie zgubienia lub zniszczenia opaski wystawca będzie musiał uiścić opłatę w wysokości aktualnej ceny dwudniowej wejściówki, aby dostać nową. Brak opaski jest podstawą do usunięcia Wystawcy z terenu imprezy.
    • W ramach pierwszego wynajmowanego modułu, Stoisko otrzymuje jedną akredytację dla Wystawcy. Dodatkowa darmowa akredytacja przypada przy wynajmie trzech modułów, następnie przy pięciu itd.
    • Istnieje możliwość dokupienia dodatkowych akredytacji dla Wystawców w cenie, którą precyzuje system przyjmujący zgłoszenia Stoisk.
  5. Systemem przyjmującym zgłoszenia Stoisk jest system akredytacji Stowarzyszenia Animatsuri, który można znaleźć pod adresem internetowym https://moje.animatsuri.pl. Zarejestrowanie Stoiska możliwe jest tylko za pośrednictwem wyżej wymienionego systemu. Ilość potrzebnej przestrzeni i inne kwestie dotyczące Stoiska są ustalane za jego pośrednictwem.
  6. Po wpłynięciu zgłoszenia zostanie przesłana automatyczna informacja o jego zarejestrowaniu w systemie. Ostateczna decyzja o jego pozytywnym rozpatrzeniu zostanie przesłana najpóźniej do dnia 31 października 2025 włącznie. W przypadku odrzucenia zgłoszenia Stoisko zostanie o tym poinformowane, jednakże Organizator nie ma obowiązku podania przyczyny tej decyzji.
  7. W przypadku pojawienia się wolnych miejsc w strefie Stoisk po terminie sprecyzowanym w punkcie 6., Organizator może uzupełnić je poprzez ponowną selekcję wcześniej odrzuconych zgłoszeń. 
  8. Organizator imprezy może anulować zgłoszenie Stoiska po jego wcześniejszym pozytywnym rozpatrzeniu do dnia 7 listopada 2025 r. wraz z podaniem przyczyny podjętej decyzji. Jeśli udział stoiska został już opłacony, Organizator zwraca pełną wpłaconą kwotę. Powyższy termin nie wpływa na możliwość usunięcia Stoiska wynikającej z łamania zapisów niniejszego regulaminu oraz ogólnego regulaminu wydarzenia.
  9. Opłaty za wynajem Stoiska precyzuje system Moje Animatsuri. Organizator wydarzenia w potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia przesłanego drogą elektroniczną z adresu wejsciowki@animatsuri.pl, zobowiązuje się do poinformowania Stoiska o wysokości opłaty, zgodnie z informacją w nim przedstawioną.
  10. Opłata za wynajem Stoiska następuje w jednej części i musi zostać zrealizowana w ciągu tygodnia od wyboru miejsca na mapce, na numer konta zawarty w fakturze wystawionej przez Organizatora. Nieuiszczenie wpłaty w wyznaczonym terminie będzie skutkowało anulowaniem zgłoszenia Stoiska.
  11. Faktura za Stoisko będzie wystawiana od razu po zatwierdzeniu zgłoszenia przez Organizatora.
  12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny określonej w punkcie 9. niniejszego regulaminu, o czym informuje drogą e-mailową poszczególne Stoiska wraz z uzasadnieniem. Stoisko, które nie wyrazi zgody na ową zmianę, ma możliwość rezygnacji z udziału w imprezie bez ponoszenia dodatkowych kosztów wynikających z kar regulaminowych i z pełnym zwrotem wcześniejszych opłat, o ile takowe nastąpiły.
    • Na wyrażenie sprzeciwu Stoisko ma pięć dni roboczych od otrzymania informacji od Organizatora Imprezy, jednak nie później niż do 10 listopada 2025 r. W przypadku zmiany ceny, Organizator wystawi fakturę korekcyjną z aktualną kwotą, którą będzie należało uregulować w ciągu pięciu dni roboczych, jednak nie później niż do 13 listopada 2025 r.
  13. Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie swojego Stoiska wyłącznie w obrębie przestrzeni, którą zamówił i opłacił. Wyjście poza tą przestrzeń będzie skutkowało ostrzeżeniem i nakazem usunięcia rzeczy, które wyszły poza ramy wynajmowanego Stoiska. Jeśli pomimo ostrzeżenia nakaz nie zostanie spełniony, albo Wystawca będzie ponownie go łamał, Organizator imprezy anuluje wynajem i nakaże opuszczenie Stoiska oraz Wystawców z terenu imprezy bez zwrotu kosztów. W przypadku pozostawienia przez Stoisko jakichkolwiek rzeczy na terenie wydarzenia zostaną one usunięte na koszt Stoiska.
  14. Wynajmujący ma prawo do dokonywania zmian w zgłoszeniu Stoiska tylko za zgodą Organizatora wyrażoną pisemnie. W przypadku zmian, których nie można wykonać za pośrednictwem systemu, akceptowane są wyłącznie ustalenia przesłane pisemnie do dnia 12 listopada 2025 włącznie na adres wystawcy@animatsuri.pl.
    • W razie zwiększenia się opłat za wynajem wynajmujący zobowiązuje się dopłacić różnicę na konto bankowe Organizatora najdalej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem wydarzenia na podstawie wystawionej faktury korekcyjnej. Nieuiszczenie tej opłaty spowoduje powrót do wcześniejszych ustaleń lub w przypadku gdy okaże się to niemożliwe, do anulowania zgłoszenia Stoiska bez zwrotu wcześniejszych opłat;
    • W razie zmniejszenia się opłat Organizator wydarzenia zobowiązuje się odesłać różnicę na konto Stoiska na podstawie wystawionej faktury korekcyjnej.
  15. Stoisko może zrezygnować z udziału w wydarzeniu:
    • Do dnia 19 października 2025 r. włącznie, zrezygnowanie z udziału w wydarzeniu nie wiąże się z żadnymi karami regulaminowymi i zwracana jest pełna pobrana wcześniej opłata stoiskowa.;
    • Od dnia 13 października 2025 r. do dnia 31 października 2025 r. włącznie, zrezygnowanie z udziału w wydarzeniu wiąże się z karą regulaminową w wysokości 50% opłat zgodnie z informacjami zawartymi w systemie lub zmianami opisanymi w punkcie 12;
    • Od 1 listopada 2025 roku rezygnacja z udziału w imprezie wiąże się z karą regulaminową w wysokości 100% opłat, zgodnie z informacjami zawartymi w systemie lub zmianami opisanymi w punkcie 12;
    • Kara regulaminowa nie dotyczy opłaty za dodatkowych Wystawców, ponieważ te są zwracane w całości.
  16. Brak pisemnego poinformowania Organizatora imprezy o rezygnacji z udziału w wydarzenia, po wcześniejszym opłaceniu Stoiska, wiąże się z karą regulaminową w wysokości 100% opłat oraz opłatą za dodatkowych Wystawców.
  17. Przelew ze zwrotem jest realizowany w ciągu 14 dni roboczych od otrzymania podpisanej korekty faktury, na wskazane przez Stoisko konto.
  18. Wystawca prowadzący wyznacza ostateczne miejsce, w którym zostanie ustawione Stoisko na terenie Wydarzenia, używając do tego celu formularza zamieszczonego w systemie Moje Animatsuri, umożliwiając bieżącą kontrolę stanu mapy. Publiczna wersja mapy wystawców będzie udostępniona nie później niż do 7 listopada 2025 włącznie. Ewentualne zmiany w rozstawieniu Stoisk powinny być ustalone w pierwszej kolejności pomiędzy zainteresowanymi Stoiskami, a w przypadku dojścia do porozumienia, obie strony powinny poinformować Organizatora o tych ustaleniach, aby je zawrzeć na ostatecznej mapie.
  19. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w opublikowanej mapie po 7 listopada 2025 r., w przypadku zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora, które w okresie do wydarzenia mogłyby się pojawić. W tym wypadku nowsza wersja mapy będzie wysłana Wystawcom w możliwie najkrótszym terminie i przy możliwie jak najmniejszej ilości zmian.
  20. Na terenie przestrzeni wystawowej obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży:
    • Alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek;
    • Broni palnej i białej;
    • Replik broni białej i replik ASG. Wyjątek od tej zasady stanowi niezwłoczne oddanie zakupionego towaru z tej kategorii przez Wystawcę Prowadzącego do Patrolu do przechowania, gdzie Uczestnik wydarzenia będzie mógł ją odebrać po zakończeniu swojego udziału w imprezie. Towar z tej kategorii może być sprzedawany tylko i wyłącznie osobom o odpowiednim wieku i/lub uprawnieniach;
    • Wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami i modelami, w tym takich, do utworzenia których została wykorzystana sztuczna inteligencja;
    • Napojów wszelkiego typu, bez wcześniejszej zgody Organizatora imprezy;
    • Pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania;
    • Treści pornograficznych.
  21. W przypadku gdy dane Stoisko mimo wszystko będzie sprzedawało na terenie wydarzenia produkty wymienione w punkcie 20., Organizator imprezy może anulować zgłoszenie Stoiska i wyprosić Wystawców bez zwrotu kosztów.
  22. Organizator oferuje zgłoszenia Stoiskom gastronomicznym. Chęć takiego zgłoszenia należy wyraźnie zaznaczyć w formularzu zgłoszeniowym. Przybycie na wydarzenie w charakterze Stoiska gastronomicznego bez zgłoszenia tego faktu wcześniej, będzie skutkowało natychmiastowym anulowaniem Stoiska bez zwrotu kosztów.
  23. Ze względu na różnice pomiędzy rodzajami stoisk wynikającymi z ich specyfiki, mogą się pojawić specjalne wymagania lub zmiany poszczególnych punktów niniejszego regulaminu. Te będą wypisane w systemie zgłoszeniowym bezpośrednio pod tym regulaminem.
  24. Organizator wydarzenia może udostępnić dostęp do prądu na wyraźne życzenie Stoiska. Opłata wynikająca z dostępu do prądu jest stała za cały okres trwania wydarzenia w zależności od wybranej mocy przyłącza.
  25. Organizator wydarzenia nie odpowiada za problemy związane z brakiem dostępu do prądu wynikających z problemów technicznych. Stały dostęp do prądu nie jest gwarantowany. Jednakże organizator postara się, by dostęp został przywrócony w najkrótszym możliwie czasie. Jednocześnie organizator informuje, że postara się zrobić co w jego mocy, żeby nie było pod tym kątem problemów.
  26. Odpowiedzialność za odpowiednie oświetlenie Stoiska leży po stronie Wystawców. Organizator zapewnia minimalne oświetlenie potrzebne do bezpiecznego poruszania się po terenie wydarzenia. Odpowiednia widoczność sprzedawanych produktów nie jest odpowiedzialnością Organizatora.
  27. Strefy Stoisk znajdują się na pierwszym piętrze oraz na sali gimnastycznej znajdującej się na parterze. Strefa Stoisk na pierwszym piętrze ze względu na swoją specyfikę, jest dostępna przez całość trwania wydarzenia. Natomiast godziny dostępności Strefy Stoisk na sali gimnastycznej będą ustalane z wystawcami w drodze głosowania.
  28. Strefa Stoisk nie jest strzeżona. Od Wystawców zależy, czy i w jaki sposób zabezpieczą swój towar na czas niefunkcjonowania swojego Stoiska.
  29. Akredytacja Stoisk rozpoczyna się o godz. 6:00 w sobotę 15 listopada 2025 r. Wcześniejsze rozstawienie stoiska może być możliwe, ale organizator nie gwarantuje go. W razie takiej potrzeby należy skontaktować się drogą pisemną poprzez wiadomość e-mail na adres wystawcy@animatsuri.pl z Organizatorem w celu ustalenia, czy i w jakim zakresie będzie taka możliwość.
  30. Stoisko zobowiązuje się, że będzie gotowe do sprzedaży w godzinach dostępności strefy Stoisk dla Uczestników. W przypadku nieprzewidzianych problemów, które to uniemożliwią, należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora, w celu ustalenia dalszych kroków. Brak kontaktu w tej kwestii lub chęci rozwiązania tej sytuacji ze strony Wystawców będzie skutkowało sankcjami związanymi ze zgłaszaniem się Stoiska na kolejnych wydarzeniach Organizatora, a w skrajnych sytuacjach do anulowania Stoiska bez zwrotu kosztów.
  31. Jakakolwiek promocja Stoiska w trakcie wydarzenia, wykraczająca poza jego wynajętą przestrzeń i ewentualne ustalenia z Organizatorem, może skutkować nakazem opuszczenia miejsca wydarzenia bez zwrotu opłat. Decyzja należy w tym zakresie do Organizatora.
  32. Wszelkie reklamacje można składać drogą pisemną poprzez wiadomość e-mail na adres wystawcy@animatsuri.pl w ciągu trzech dni roboczych od zakończenia wydarzenia. Reklamacje przesłane po tym terminie nie będą rozpatrywane.
  33. Organizator wydarzenia nie odpowiada za towar sprzedawany na Stoisku, jest on odpowiedzialnością tylko i wyłącznie Wystawców obsługujących Stoisko.
  34. Każde zgłoszenie naruszenia niniejszego regulaminu będzie wyjaśnione i egzekwowane w możliwie najkrótszym czasie przez Organizatora wydarzenia lub osoby przez niego wyznaczone.
  35. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie Stoisk decydują zapisy ogólnego regulaminu wydarzenia lub odpowiednie zapisy aktualnych aktów prawnych uchwalonych w polskim prawie.
  36. Organizator wydarzenia nie daje gwarancji sprzedaży proponowanych przez Stoisko produktów.
  37. Organizator wydarzenia nie oferuje usług transportu, każdy Wystawca odpowiedzialny jest za transport swojego towaru we własnym zakresie.
  38. W przypadku wysłania rzeczy na teren wydarzenia bez wcześniejszych ustaleń w tym zakresie z organizatorem wydarzenia, brak obecności Wystawcy mogącego odebrać wspomniany towar, będzie skutkował poinformowaniem dostawcy o braku chęci odebrania przesyłki i prośbą o jej zwrot do nadawcy.
  39. Wystawca zobowiązuje się do uprzątnięcia swojego Stoiska do godziny 19:00 w niedzielę 16 listopada 2025 r. W razie problemów z dostosowaniem się do tego punktu należy się skontaktować z Organizatorem, którego decyzja w tej kwestii jest ostateczna. Niezastosowanie się do tego punktu może skutkować wpisaniem Stoiska na tzw. czarną listę, co będzie skutkowało uniemożliwieniem zgłoszenia się na kolejne wydarzenia Organizatora.
  40. W punkcie 39. poprzez „uprzątnięcie” rozumie się nie tylko usunięcie swoich rzeczy, ale także uprzątnięcie wszelkich śmieci i ogólne doprowadzenie przestrzeni stoiska do stanu pierwotnego. W razie potrzeby osoby z Obsługi Konwentu mogą zaopatrzyć Wystawców w worki na śmieci, czy środki czyszczące. Ponadto za ewentualne zniszczenie przestrzeni podłogowej w obrębie wynajmowanej przestrzeni i dodatkowego wyposażenia odpowiada finansowo Stoisko. Straty w tej kwestii wycenia administracja Szkoły Podstawowej nr 2 w Pruszkowie oraz Organizator, a ewentualny rachunek wystawiony zostanie na dane Stoiska.
  41. Niestosowanie się, do któregokolwiek punktu niniejszego regulaminu może skutkować uniemożliwieniem wystawienia się Stoiska na kolejnych wydarzeniach Organizatora.
  42. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający Regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięci z terenu wydarzenia.

Regulamin Konkursu Cosplay

I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia konkursu cosplay, zwanego dalej „Konkursem” odbywającego się 15.11.2025 r. w Pruszkowie podczas wydarzenia Bunkasai 2025”, zwanego dalej „Konwentem”.
  2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Animatsuri z siedzibą w Warszawie (03-481), przy ul. Józefa Szanajcy 16A/9, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000332054.
  3. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku, w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. 2009 Nr 201 poz. 1540).
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu w przypadku zmian w obowiązujących przepisach prawa lub z innych niezależnych od niego przyczyn, w tym tzw. siły wyższej.
  5. Udział w Konkursie jest dobrowolny. Przystępując do Konkursu, uczestnik akceptuje wszystkie postanowienia niniejszego regulaminu.
  6. Konkurs będzie oceniany przez Jury powołane przez Organizatora.

II. Warunki uczestnictwa

  1. Uczestnikiem Konkursu może być każda osoba fizyczna, która w dniu rozpoczęcia Konkursu:
    • zapoznała się i zaakceptowała regulamin ogólny Konwentu oraz niniejszy regulamin,
    • posiada akredytację uczestnika Konwentu (utrata akredytacji skutkuje wykluczeniem z Konkursu),
    • występuje w stroju, który nie zdobył wcześniej głównych nagród w innych konkursach cosplay.
  2. Stroje lub rekwizyty, które mogą zanieczyścić lub uszkodzić scenę/sprzęt, bądź stanowią zagrożenie dla zdrowia lub życia, mogą zostać niedopuszczone do prezentacji.
  3. Uczestnik musi wykonać co najmniej 80% stroju samodzielnie. Dopuszczalne są kupne elementy (np. baza obuwia, peruka), ale powinny być dodatkiem do całości.
  4. W zgłoszeniu należy udokumentować proces tworzenia stroju (zdjęcia z etapów prac z opisem technik albo „build book”). Należy także wskazać elementy wykonane przez osoby trzecie lub zakupione.
  5. Konkurs składa się z:
    1. rundy jury,
    2. próby scenicznej,
    3. występu głównego na scenie.
  6. Obecność na wszystkich częściach jest obowiązkowa – nieobecność skutkuje dyskwalifikacją.
  7. Zgłoszenia należy przesłać wyłącznie za pomocą formularza dostępnego online i zgodnie z jego instrukcjami.
  8. Dozwolone formaty plików:
    • audio: MP3, WAV.
  9. Zgłoszenia w nieprawidłowym formacie będą odsyłane do poprawy. Brak poprawy w ciągu 72 godzin może skutkować odrzuceniem zgłoszenia.
  10. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 09.11.2025 r. —  Zgłoszenia po tym terminie nie będą rozpatrywane.
  11. Liczba miejsc jest ograniczona — obowiązuje selekcja, której dokonuje 3-osobowe jury kwalifikacyjne na podstawie zgłoszeń.
  12. Organizator potwierdza otrzymanie zgłoszenia w ciągu trzech dni roboczych. Brak potwierdzenia należy zgłaszać mailowo: cosplay@animatsuri.pl.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia na dowolnym etapie z uzasadnionych przyczyn (np. niedotrzymanie terminów, naruszenie regulaminu).
  14. Zgłoszenie może zostać odrzucone, jeśli scenariusz zawiera treści niebezpieczne, nieodpowiednie lub naruszające zasady współżycia społecznego.
  15. Każdy uczestnik może zgłosić tylko jeden strój.
  16. Grupy muszą wyznaczyć lidera jako osobę kontaktową.
  17. Każdy uczestnik Konkursu zobowiązany jest do zachowania odpowiedzialności za swoje zdrowie i czyny – zachowania odpowiedniej ilości snu, spożywanych posiłków i nawadniania organizmu.
  18. Jeśli opieka medyczna stwierdzi, że uczestnik nie może wystąpić, Organizator ma prawo do wykluczenia go z Konkursu.
  19. Niedozwolone są treści:
    • erotyczne,
    • z wulgaryzmami,
    • propagujące nienawiść,
    • gloryfikujące przemoc lub autoagresję,
    • niegodne wobec uczestników/publiczności,
    • inne treści uznane przez Organizatora za nieodpowiednie.

III. Przebieg Konkursu

  1. Nagrody są przyznawane za 1, 2 oraz 3 miejsce.
  2. Kryteria oceny:
    • dobór materiałów,
    • detale i jakość wykonania stroju,
    • stylizacja peruki/włosów,
    • makijaż sceniczny,
    • zgodność z grafikami referencyjnymi,
    • wierność odwzorowania postaci,
    • dopasowanie stroju do sylwetki,
    • ruch sceniczny, świadomość ciała,
    • wartość scenariusza i wykonanie,
    • dykcja i wokalizacja (jeśli występuje tekst),
    • synchronizacja z muzyką, światłem, partnerami.
  3. Czas trwania prezentacji:
    • Solo: 30–90 sekund,
    • Duety: 45–120 sekund,
    • Grupy (3+): 60–190 sekund.
    • Prezentacja stroju (bez scenki): 30–45 sekund.
    • W przypadku potrzeby wydłużenia czasu należy skontaktować się z Opiekunem Konkursu poprzez maila cosplay@animatsuri.pl.
  4. Uczestnik może zgłosić podkład muzyczny, program świateł lub użycie mikrofonu.
  5. Runda Jury prowadzona będzie w języku polskim.
  6. Decyzje Jury są ostateczne i niepodważalne.
  7. Nagrody nie podlegają wymianie na ekwiwalent pieniężny.
  8. W przypadku grup, nagroda zostaje przekazana osobie reprezentującej.
  9. Informacja o wręczeniu nagród zostanie przesłana mailowo. Nieodebranie nagrody w terminie oznacza rezygnację z niej.
  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakość nagród ufundowanych przez sponsorów.
  11. Ewentualny podatek od nagród ponosi uczestnik.
  12. Zgłoszony i zaakceptowany scenariusz prezentacji jest wiążący. Umieszczenie niezatwierdzonych elementów może skutkować dyskwalifikacją.

IV. Postanowienia końcowe

  1. Uczestnicy konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatne prezentacje, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny wykonanych podczas Festiwalu w celach archiwalnych i promocyjnych oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych uczestnika (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2018 poz. 1000).
  2. W przypadku niektórych nagród, sponsor może wymagać zgody na wykorzystanie wizerunku. Brak zgody oznacza rezygnację z danej nagrody.
  3. Konkurs może zostać odwołany, jeśli liczba zgłoszeń będzie mniejsza niż 8.
  4. Organizator może zakończyć zapisy wcześniej — informacja zostanie ogłoszona min. 48h przed terminem zamknięcia na stronie i wydarzeniu na Facebooku.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do dyskwalifikacji Uczestnika, który wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników lub obsługi konkursu.
  6. Każda decyzja o upomnieniu lub dyskwalifikacji podejmowana jest indywidualnie i jest ostateczna.
  7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyduje Opiekun Konkursu.
  8. W przypadku zmian w regulaminie, uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową.

Regulamin akredytacji medialnej

1. Niniejszy regulamin stanowi integralną część porozumienia pomiędzy Stowarzyszeniem Animatsuri ze wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0000332054, zwanego dalej Organizatorem, a instytucją albo osobą prywatną ubiegającą się o akredytację medialną, zwanych dalej Akredytowanym.

2. Każde zgłoszenie do bycia Akredytowanym jest traktowane indywidualnie i należy je wysłać na adres email a.bonk@animatsuri.pl. Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje, aby było brane pod uwagę:

  • odnośnik do strony internetowej lub na social media (np. Facebook, Instagram itp.),
  • statystyki (zasięg, ilość subskrypcji/obserwujących itp.),
  • dokumentacja dotychczasowych działań (portfolio, przykładowe relacje itp.),
  • ilość potrzebnych akredytacji wraz z uzasadnieniem,
  • ilość dodatkowych akredytacji wraz z uzasadnieniem (np. na konkurs dla fanów).

3. Decyzja Organizatora nadejdzie w ciągu siedmiu dni roboczych na adres mailowy podany przy zgłoszeniu.

4. W przypadku decyzji pozytywnej Akredytowany zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu ogólnego imprezy, jak i dalszych postanowień niniejszego regulaminu. Złamanie postanowień zawartych w którymkolwiek regulaminie będzie skutkowało cofnięciem przyznanej akredytacji.

5. Ewentualna decyzja o odrzuceniu wniosku przyznania akredytacji medialnej nie wymaga uzasadnienia ze strony Organizatora.

6. Akredytowany zobowiązuje się do:

  • poinformowania poprzez swoje kanały medialne o udziale w imprezie, wraz z udzieleniem informacji, gdzie można znaleźć szczegóły jej dotyczące,
  • sporządzenia rzetelnej relacji z imprezy i opublikowania jej w ciągu 30 dni od jej zakończenia. Relacja niezależnie od formy powinna opisywać lub przedstawiać przebieg imprezy oraz jej najważniejsze wydarzenia, takie jak np.: konkurs cosplay, koncerty itp. Organizator na prośbę Akredytowanego może doprecyzować ten punkt, na przykład poprzez udostępnienie listy najważniejszych wydarzeń,
  • upoważnienia Organizatora do ewentualnego wykorzystania sporządzonej relacji w całości lub w części (w zależności od potrzeb Organizatora) w celach promocyjnych, lub reklamowych kolejnych wydarzeń Organizatora, przy zachowaniu informacji o autorstwie. Ponadto warto mieć na uwadze, że w przypadku sporządzenia więcej niż jednej relacji (np. pisemnej i zdjęciowej), każda z nich sporządzona jako Akredytowany, może zostać wykorzystana przez Organizatora,
  • udostępnienia sporządzonej relacji zdjęciowej w formie umożliwiającej jej całościowe pobranie (np. wysłanie paczki zip, albo poprzez udostępnienie linka do Google Drive itp.),
  • przestrzegania innych ustaleń z organizatorem, których forma może być jedynie pisemna.

7. W przypadku niewywiązania się przez Akredytowanego z zobowiązań wymienionych w punkcie 6. Trafi on na listę mediów nieobsługiwanych, a także będzie on musiał zwrócić koszt wykorzystanych akredytacji zgodnie z cennikiem wejściówek kupowanych na imprezie, zawartym na jej stronie internetowej.

8. W przypadku, gdy Akredytowany nie ma możliwości wywiązać się ze swoich zobowiązań, ma on prawo zrezygnować po uprzednim poinformowaniu Organizatora. Każde takie zgłoszenie będzie łagodniej traktowane niż jego całkowity brak.

9. Zgłoszenia na akredytację medialną należy składać do dnia 31 października 2025 r. włącznie. Wnioski wysłane po tym terminie będą automatycznie odrzucane.

10. Akredytowany otrzyma od Organizatora:

  • odpowiednik wejściówki w standardowej cenie we wcześniej ustalonej ilości. Pakiet startowy wchodzący w jej skład jest opisany na stronie internetowej wydarzenia w dziale „Wejściówki”,
  • opaskę na rękę informującą, że Akredytowany jest częścią oficjalnie zatwierdzonych mediów.

11. Akredytacje medialne są przyznawane w formie kodów do wykorzystania w systemie akredytacji Stowarzyszenia Animatsuri. Należy je wykorzystać przed końcem rezerwacji na imprezę, czyli do dnia 9 listopada 2025 r. włącznie. Po tym terminie wykorzystanie kodów będzie niemożliwe.

12. Organizator na prośbę Akredytowanego może przechować jego wyposażenie w bezpiecznym miejscu, którym jest Konwentowe Zaplecze.

13. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i ewentualnie Kodeksu Karnego.

14. Nieznajomość powyższego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.